Dokus
System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami to nie tylko obowiązek. To opcja na zautomatyzowanie i przyśpieszenie pracy urzędu, poprzez szybki i łatwy dostęp do danych.
Prawo
Pełnoprawny system klasy EZD, który odpowiada za prowadzenie dowolnej sprawy od momentu jej zarejestrowania aż do jej zakończenia. Wspiera również cyfryzację dokumentów papierowych w obiegu, tworząc tym samym System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami.
Ponadto trzeba pamiętać również o fakcie, iż zgodnie z ogłoszeniem Ministra Cyfryzacji 10 grudnia 2023 wejdzie w życie obowiązek stosowania e-Doręczeń w samorządach. Jesteśmy zintegrowani z usługą e-Doręczeń ale nie tylko. Więcej o integracjach w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami DOKUS do przeczytania tutaj.
Modelowanie procesów
Wdrożenie Systemu Zarządzania Dokumentami bezpośrednio wpłynie na optymalizację pracy. Nie bez znaczenia w tym procesie pozostanie zestaw innowacyjnych procedur dających możliwość wejścia na wyższy poziom dojrzałości organizacyjnej instytucji. Pozwalają one płynnie przejść od niepowtarzalnych procesów w organizacji przez wyłonienie powtarzalności, zarządzanie procesami po wspomnianą optymalizację pracy. Oczekuje się bowiem, aby urząd podobnie jak firmy prywatne wykazywały się zdolnością do monitorowania środowiska i definiowały możliwości, trendy i ryzyka celem osiągnięcia optymalnego wyniku tj.: poprawy jakości, redukcji kosztów oraz skrócenie czasu realizacji usług.
Cyfryzacja
Modelowanie procesów wymusza zmianę w obiegu dokumentów i pracę na ich cyfrowych odwzorowaniach. Sama cyfryzacja niesie ze sobą przejście na ideologię paperless, która usprawnia czas realizacji zadania.
DOKUS jest platformą umożliwiającą zarządzanie dokumentami, korespondencją, projektami, poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji.
Automatyzacja
Automatyzacja w wypełnianiu i przesyle dokumentów ogranicza konieczność drukowania wersji papierowych jednocześnie walidując potencjalne błędy i ograniczając konieczność prowadzenia postępowań wyjaśniających dla sprawy. Pojawia się również kwestia redukcji czasu na wykonanie określonych zadań poprzez automatyzację procesów czy też reużytkowanie danych. Kontrola nad wszystkimi sprawami prowadzonymi na wszystkich stanowiskach w jednym miejscu jest narzędziem ułatwiającym efektywne dysponowanie czasem.
Pisma, raporty, zestawienia
Cyfryzacja i automatyzacja procesów w kwestii obiegu dokumentów ma na celu odciążenie od żmudnych czynności kancelaryjnych np.: generowanie raportu przesyłek na pocztę, automatyczna rejestracja przesyłek i korespondencji przychodzącej (ePUAP, mail, faks, poczta), ma możliwość zdefiniowania automatycznej dekretacji dla obiegu dokumentów. Generowanie dokumentów i ich wysyłka odbywa się bezpośrednio z systemu.
Wszystkie wersje pism, decyzji przechowywane są na serwerach co ogranicza powierzchnię archiwum do niezbędnego minimum. Można je edytować w pakiecie Office lub eksportować do plików pdf.
Integracja
Do budowy systemu obiegu dokumentów DOKUS wykorzystano najnowsze technologie, dzięki czemu możliwa jest Integracja z systemami zewnętrznymi eNadawca, eDoręczenie, PEF, ePuap oraz e- usługami.
Ponadto możliwa jest integracja z systemami działającymi wewnątrz urzędu. Zalecana jest integracja z systemami dziedzinowymi firmy Tensoft Sp z o.o. (AdAS). Integracja z AdAS pozwoli na płynną dwukierunkową wymianę informacji oraz obsługę spraw i wniosków. Funkcjonalność ta jest zauważalna w szczególności w przypadku modułów księgowych, podatkowych, odpadowych oraz płatności masowych.
Komunikacja
To wszystko przyczynia się do zmian wizerunkowych w odbiorze urzędu jako instytucji eco friendly, instytucji przyjaznej mieszkańcom, jak i instytucji pro pracowniczej. Dającej możliwość wykonywania urzędnikom pracy w oparciu o komfortowe i rozwijające narzędzia. Zwiększając tym samym satysfakcję z wykonywanej pracy. Podnosząc również jej efektywność. Odbywa się to przez dostosowanie systemu pod indywidualne potrzeby urzędu, pracę na intuicyjnym zautomatyzowanym i stabilnym systemie, ułatwienie komunikacji między wydziałami czy poszczególnymi pracownikami oraz mieszkańcami.
Zadzwoń teraz
TENSOFT Sp. z o.o.
Systemy AdAS
Park Naukowo Technologiczny
ul. Technologiczna 2
45-839 Opole
NIP: 754-27-13-438
REGON: 532303125
TENSOFT Sp. z o.o.
System Dokus/ e-Obywatel
Internetowy Serwer Danych Przestrzennych
Geoportal Toolkit (GPT)
System Obsługi Wniosków Administracyjnych (SOWA)
System Zintegrowanej Obsługi Planowania Przestrzennego (SZOPP)