Dokus

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami to nie tylko obowiązek. To opcja na zautomatyzowanie i przyśpieszenie pracy urzędu, poprzez szybki i łatwy dostęp do danych.

Prawo

Pełnoprawny system klasy EZD, który odpowiada za prowadzenie dowolnej sprawy od momentu jej zarejestrowania aż do jej zakończenia. Wspiera również cyfryzację dokumentów papierowych w obiegu, tworząc tym samym System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami.

01.10.2024 wchodzi w życie obowiązek stosowania e-Doręczeń w komunikacji z obywatelami. Jesteśmy zintegrowani z usługą e-Doręczeń oraz wieloma innymi platformami. Więcej o integracjach w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami DOKUS do przeczytania tutaj.

Modelowanie procesów

Wdrożenie Systemu Zarządzania Dokumentami bezpośrednio wpłynie na optymalizację pracy. Nie bez znaczenia w tym procesie pozostanie zestaw innowacyjnych procedur dających możliwość wejścia na wyższy poziom dojrzałości organizacyjnej instytucji. Pozwalają one płynnie przejść od niepowtarzalnych procesów w organizacji przez wyłonienie powtarzalności, zarządzanie procesami po wspomnianą optymalizację pracy. Oczekuje się bowiem, aby urząd podobnie jak firmy prywatne wykazywały się zdolnością do monitorowania środowiska i definiowały możliwości, trendy i ryzyka celem osiągnięcia optymalnego wyniku tj.: poprawy jakości, redukcji kosztów oraz skrócenie czasu realizacji usług.

Cyfryzacja

Modelowanie procesów wymusza zmianę w obiegu dokumentów i pracę na ich cyfrowych odwzorowaniach. Sama cyfryzacja niesie ze sobą przejście na ideologię paperless, która usprawnia czas realizacji zadania.

DOKUS jest platformą umożliwiającą zarządzanie dokumentami, korespondencją, projektami, poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji.  

Automatyzacja

Automatyzacja w wypełnianiu i przesyle dokumentów ogranicza konieczność drukowania wersji papierowych jednocześnie walidując potencjalne błędy i ograniczając konieczność prowadzenia postępowań wyjaśniających dla sprawy. Pojawia się również kwestia redukcji czasu na wykonanie określonych zadań poprzez automatyzację procesów czy też reużytkowanie danych. Kontrola nad wszystkimi sprawami prowadzonymi na wszystkich stanowiskach w jednym miejscu jest narzędziem ułatwiającym efektywne dysponowanie czasem.  

Pisma, raporty, zestawienia

Cyfryzacja i automatyzacja procesów w kwestii obiegu dokumentów ma na celu odciążenie od żmudnych czynności kancelaryjnych np.: generowanie raportu przesyłek na pocztę, automatyczna rejestracja przesyłek i korespondencji przychodzącej (ePUAP, mail, faks, poczta), ma możliwość zdefiniowania automatycznej dekretacji dla obiegu dokumentów. Generowanie dokumentów i ich wysyłka odbywa się bezpośrednio z systemu.

Wszystkie wersje pism, decyzji przechowywane są na serwerach co ogranicza powierzchnię archiwum do niezbędnego minimum. Można je edytować w pakiecie Office lub eksportować do plików pdf.

Integracja

Do budowy systemu obiegu dokumentów DOKUS wykorzystano najnowsze technologie, dzięki czemu możliwa jest Integracja z systemami zewnętrznymi eNadawca, eDoręczenie, PEF, ePuap oraz e- usługami.      

Ponadto możliwa jest integracja z systemami działającymi wewnątrz urzędu. Zalecana jest integracja z systemami dziedzinowymi firmy Tensoft Sp z o.o. (AdAS). Integracja z AdAS pozwoli na płynną dwukierunkową wymianę informacji oraz obsługę spraw i wniosków. Funkcjonalność ta jest zauważalna w szczególności w przypadku modułów księgowych, podatkowych, odpadowych oraz płatności masowych.  

Komunikacja

To wszystko przyczynia się do zmian wizerunkowych w odbiorze urzędu jako instytucji eco friendly, instytucji przyjaznej mieszkańcom, jak i instytucji pro pracowniczej. Dającej możliwość wykonywania urzędnikom pracy w oparciu o komfortowe i rozwijające narzędzia. Zwiększając tym samym satysfakcję z wykonywanej pracy. Podnosząc również jej efektywność. Odbywa się to przez dostosowanie systemu pod indywidualne potrzeby urzędu, pracę na intuicyjnym zautomatyzowanym i stabilnym systemie, ułatwienie komunikacji między wydziałami czy poszczególnymi pracownikami oraz mieszkańcami.

Zadzwoń teraz






    TENSOFT Sp. z o.o.
    Systemy AdAS

    Park Naukowo Technologiczny
    ul. Technologiczna 2
    45-839 Opole

    NIP: 754-27-13-438
    REGON: 532303125

    TENSOFT Sp. z o.o.
    System Dokus/ e-Obywatel

    Polityka RODO

    Bądźmy w kontakcie

    Internetowy Serwer Danych Przestrzennych

    Geoportal Toolkit (GPT)

    System Obsługi Wniosków Administracyjnych (SOWA)

    System Zintegrowanej Obsługi Planowania Przestrzennego (SZOPP)